Workshop Nachbereitung und Debrief: So geht es richtig

Wenn Sie zu Beginn des Workshops eine Erwartungsabfrage gemacht haben, beginnen Sie Ihre Nachbesprechung am besten, indem Sie Ihre Teilnehmenden zu dieser Erwartungsabfrage zurückführen.

In der Erwartungsabfrage haben Ihnen Ihre Teilnehmenden mitgeteilt, was sie sich vom Workshop inhaltlich erwarten, welche Fragen sie klären möchten und worüber sie gern mehr erfahren würden.

Wenn Sie diese Erwartungen in der Abfrage auf Moderationskarten oder Post-Its notiert haben, hängen Sie diese noch einmal gut sichtbar auf. Nun gehen Sie die Erwartungen nach und nach mit der Gruppe durch und entscheiden, welche Erwartungen und Ziele die Teilnehmenden mehrheitlich als »erfüllt« ansehen. Erfüllte Erwartungen werden abgehängt.

Besprechen Sie im Anschluss mit den Teilnehmenden die nicht erfüllten Erwartungen:

Hängen Sie nach dieser Besprechung die erfüllten Erwartungen wieder auf und lassen Sie Themen, erreichte Ziele, Aufgaben und Diskussionen noch einmal Revue passieren. Auch hier sollten Sie Ihren Teilnehmenden einige Fragen stellen:

Der beste Workshop nützt nichts, wenn Ihre Teilnehmenden die behandelten Inhalte ein paar Tage später schon wieder vergessen haben. Wissen muss sich festsetzen – und neue Erkenntnisse müssen Veränderungen anstoßen. Führen Sie darum am besten die Erwartungsabfrage direkt in eine Besprechung der nächsten Schritte für jeden einzelnen Teilnehmenden über.

Diese Besprechung ergibt nur für innerbetriebliche Workshops wirklich Sinn, denn in Firmen-Szenarien sind alle Teilnehmenden vertraut mit den Strukturen und können eine fundierte Diskussion führen. Beispielfragen:

Machen Sie sich hier unbedingt Notizen, damit Sie später Entscheidungsträgern mitteilen können, welche Hilfestellungen Ihre Teilnehmenden benötigen. Nach dem Workshop Umfang und Umsetzung dieser Hilfestellungen zu verhandeln, ist nicht Ihre Aufgabe. Diese Verhandlungen anzustoßen, fällt aber sehr wohl in Ihren Aufgabenbereich.

Basierend auf den Informationen, die Sie mit diesen Fragen einholen, sollten Sie nun gemeinsam mit Ihren Teilnehmenden die nächsten Schritte festlegen. Je konkreter, desto besser: To-Do-Listen mit festen Deadlines funktionieren erfahrungsgemäß am besten.

Wichtig ist, dass die Teilnehmenden sich verantwortlich fühlen, sprechen Sie die Teilnehmenden darum persönlich an.

Ziel der Nachbereitung ist es, alle relevanten Personen über Inhalte und Absprachen zu informieren und es Ihren Teilnehmenden zu ermöglichen, sich die wichtigsten Punkte ein paar Tage nach dem Workshop noch einmal zu vergegenwärtigen.

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Nachbereitung ist ein gewissenhaft geführtes Fotoprotokoll. Wer mit dem Whiteboard arbeitet, kommt nicht umhin, während des Workshops Fotos zu schießen, bevor die Inhalte dem Wischer zum Opfer fallen.

Flipchart-Benutzer können dagegen für die Nachbereitung Ihre Flipchart-Blätter und Karten wieder aufhängen und in Ruhe fotografieren.

Heutzutage sind schon Einsteiger-Smartphones mit Kameras ausgerüstet, die bei guten Lichtverhältnissen lesbare Ergebnisse liefern. Wer ein solches Modell besitzt, kann sich einfach eine der vielen Apps herunterladen, mit denen man unkompliziert Fotos machen und ins PDF-Format umwandeln kann.

Wer bereits einen Cloud-Speicher-Service wie Dropbox oder OneDrive nutzt, hat sogar schon eine passende App auf dem eigenen Gerät – inklusive automatischem Upload in die Cloud.

Das bloße Fotografieren von Inhalten reicht aber in den seltensten Fällen aus. Längst nicht alle, die Ihre Ausarbeitung lesen werden, haben auch am Workshop teilgenommen. Besonders Entscheidungsträger in höheren Positionen möchten sich von Ihrer Nachbereitung überzeugen lassen, dass es sich lohnen wird, in Nächste Schritte und Hilfestellung für Teilnehmende zu investieren. Bereiten Sie darum die Ergebnisse mit einem sofort erkennbaren roten Faden auf und hängen Sie unbedingt den Zeitplan an.

Je weniger Dateien Sie verschicken müssen, desto besser. Im besten Fall fassen Sie Ihre Bilder und Texte zu einem einzelnen, großen PDF zusammen. So muss niemand zig Anlagen verwalten und die Hemmschwelle sinkt erheblich, sich das gesamte Dokument auch gewissenhaft anzuschauen.