Workshopraum einrichten: Tipps für Equipment und Ausstattung

Welches Equipment Sie für einen Workshop benötigen, hängt maßgeblich von den Räumlichkeiten ab, in dem dieser stattfinden wird. Informieren Sie sich also zuallererst beim Veranstalter über die Begebenheiten vor Ort. Findet der Workshop im eigenen Betrieb statt, können Sie sich den betreffenden Seminarraum natürlich auch selbst anschauen. Die wichtigsten Faktoren sind Größe und Form des Raums: Ideal für die meisten Workshops sind (annähernd) quadratische Räumlichkeiten, die nicht nur für Tisch- und Stuhlreihen, sondern auch für Gruppenarbeiten im Raum ausreichend Platz bieten.

In engen »Schläuchen« können besonders bei größeren Gruppen schnell Kommunikationsprobleme auftreten, weil die hinteren Reihen nicht alles mitbekommen. Tische und Stühle sollten sich am besten so stellen lassen, dass die Teilnehmenden während des Workshops Augenkontakt aufnehmen und sich miteinander und mit den Moderatoren austauschen können. Eine U-förmige, auf die Moderatoren ausgerichtete Aufstellung der Tische funktioniert für die meisten Situationen sehr gut. Sie hat den Vorteil, dass Sie für Gruppenarbeiten in der Mitte der Tische ungestört Kleingruppen arbeiten lassen können.

Sind Form und Größe der Räumlichkeiten für Ihren Workshop ungeeignet, versuchen Sie schnellstmöglich, gemeinsam mit dem Veranstalter eine Lösung zu finden. Ein suboptimaler Raum kann die Erfolgschancen eines Workshops ziemlich ins Wanken bringen.

Holen Sie auch über das fest im Raum installierte Equipment Informationen ein. Sind Wandtafeln vorhanden und Beamer, Leinwand und Lautsprecher installiert? Falls Sie digitale Unterrichtsmedien verwenden möchten, erfragen Sie Details zu den relevanten Schnittstellen für Video und Audio, damit Sie die passenden Kabel und/oder Adapter beschaffen und mitnehmen können.

Insbesondere bei externen Workshops ist noch wichtig, welche mobilen Tafeln Ihnen der Veranstalter zur Verfügung stellen kann. Fehlen vor Ort unverzichtbare Tafeln, müssen Sie selbst ein mobiles Modell mitnehmen oder eine Alternative nutzen.

Bei der Zusammenstellung von Workshop-Equipment kommen Sie nicht daran vorbei, eine detaillierte Liste zu führen. Auch erfahrene Workshop-Leitende schütteln eine vollwertige Workshop-Ausstattung nicht mal eben aus dem Handgelenk. Stellen Sie sich am besten von Anfang an eine Checkliste zusammen, damit Sie noch einmal alles überprüfen können.

Gehen Sie vorher die geplanten Übungen und Vorträge durch und legen Sie fest, welche Arten von Tafeln Sie für den Workshop benötigen. Zum Festhalten von Ergebnissen sollte bei jedem Workshop mindestens ein Whiteboard oder Flipchart zur Verfügung stehen. Wenn Sie Übungen durchführen, bei denen Moderationskarten zum Einsatz kommen, brauchen Sie zudem mindestens eine Pinnwandtafel oder Moderationswand.

Sind die benötigten Tafeln am Workshop-Ort nicht verfügbar, müssen Sie improvisieren. Klappbare Flipcharts lassen sich im Kofferraum oder sogar in der Bahn verhältnismäßig unkompliziert von A nach B bringen. Beschriftbare Flipchart-Modelle sind auch als Whiteboard nutzbar. Wenn Sie dazu neigen, Ergebnisse besonders detailliert festzuhalten, sollten Sie das Flipchart aber ganz klassisch mit einem Flipchart-Block nutzen. Denn wer als Moderator ständig sein Whiteboard abwischen und Inhalte abfotografieren muss, kann bei Diskussionen schnell den Anschluss verlieren.

Moderationstafel oder Moderationswand sind schwerer zu ersetzen als Whiteboard und Flipchart, für viele Workshop-Übungen aber unentbehrlich. Aber auch hier gibt es Alternativen: An glatten Wänden sind Haftnotizzettel eine zuverlässige Wahl. Die selbstklebenden Zettelchen lassen sich mehrfach neu aufkleben und sind in verschiedenen, workshoptauglichen Größen erhältlich.

Die goldene Regel in puncto Workshop-Equipment: Besser zu viele Materialien als zu wenige. Planen Sie gewissenhaft, wie viele Stifte, Pinn-Nadeln oder Magnete sie wirklich benötigen und nehmen Sie dann mindestens die anderthalbfache Menge mit zum Workshop.

Auch für Kleinteile und Zubehör lohnt sich noch einmal der Blick über die geplanten Übungen. Stellen Sie bis aufs kleinste Detail auf, welche Materialien für jede Übung vonnöten sind, und vergessen Sie dabei neben dem selbstverständlichen Standard-Zubehör nicht die »Exoten« wie Bastelbedarf, Wachskreiden oder Objekte für eine Grab-Bag-Übung.

Namensschilder sind für jeden Workshop ein absolutes Muss, bei dem sich die Teilnehmer:innen nicht kennen. Ob Sie die Teilnehmenden ihre Schilder selbst anfertigen lassen, oder auf hochwertige Plastik-Schilder zurückgreifen, liegt ganz bei Ihnen und Ihren Erwartungen an den Workshop. Ist »Professionalität« ein Kriterium, sollten Sie entsprechend auch zum Profi-Produkt greifen.

Vergewissern Sie sich vor dem Workshop, dass Ihre Stifte noch genügend Tinte enthalten und dass alle benötigten Farben vorhanden sind. Nachfüllbare Stifte sollten Sie vor dem Workshop zur Sicherheit noch einmal auffüllen. Denken Sie daran, dass Whiteboard-Marker im Ernstfall auch auf Flipchart-Papier schreiben, umgekehrt aber Schäden am Whiteboard entstehen könnten. Planen Sie lieber großzügig und halten Sie die Stifte getrennt!

Ein gut ausgestatteter Moderationskoffer deckt die meisten Eventualitäten ab. Wer seinen Koffer aufgefüllt hält, hat zudem einige Ersatzkarten und -Stifte für Teilnehmende parat, wenn es doch mal knapp werden sollte.

Wer erarbeitete Ergebnisse auf einem Whiteboard festhält, muss das Board früher oder später abwischen, um Platz für neue Erkenntnisse zu schaffen. Besonders für Whiteboards in Tagungseinrichtungen, die meist schon einige Jahre auf dem Buckel haben, lohnt es sich, hochwertige Reinigungsmittel einzupacken.

Bevor Sie wichtige Ergebnisse entfernen, müssen Sie das Geschriebene natürlich noch festhalten. Mittlerweile gibt es einige unkomplizierte Apps für iOS und Android, mit denen Sie schnell qualitativ hochwertige Aufnahmen machen und archivieren können. Wegen der höheren Bildqualität und Akkulaufzeit setzen einige Coaches aber noch immer auf Digitalkameras. Was besser funktioniert, ist Ansichtssache: Wichtig ist, dass Sie eine Möglichkeit parat haben, schnell ein paar Stichpunkte oder Mindmaps zu archivieren, bevor Sie den Tafelwischer ansetzen.

Wer PowerPoint nutzt oder Videos und Bilder zeigen möchte, muss Sorge tragen, dass am Workshop-Tag wirklich alles funktioniert. Also: Kabel und Adapter für die Schnittstellen am Vortragsort nicht vergessen und eine Ersatzbatterie für den Präsenter mitnehmen.

Zu guter Letzt sollten Sie sich noch einmal dem Catering widmen. Ist an dieser Front alles geklärt und sind mindestens warme und kalte Getränke vorhanden? Lassen Sie am besten Servietten oder Küchenpapier bereitstellen, damit Sie nicht auf die Suche gehen müssen, wenn jemand unweigerlich seinen Kaffee verschüttet.