Einzelbüro: Die Vor- und Nachteile im Überblick

Wann macht es Sinn, Ihren Mitarbeitenden ein Einzelbüro zur Verfügung zu stellen? Einerseits hängt die Entscheidung von den zu erledigenden Aufgaben ab, andererseits spielt auch die Persönlichkeit des Mitarbeitenden eine Rolle. Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile des Einzelbüros und unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung.

Einzelbüros sind, wie der Name verrät, für die Nutzung durch einzelne Mitarbeitende konzipiert. Im Gegensatz zur Teamarbeit im Großraumbüro bieten sie die Möglichkeit, in einer ruhigen Umgebung ungestört und hochkonzentriert zu arbeiten. Ob ein Einzelbüro sinnvoll ist, hängt von den spezifischen Aufgaben ab. Beispiele dafür sind:

Ihre Entscheidung, ob und wie viele Einzelbüros Sie für Ihre Mitarbeitenden bereitstellen, hängt natürlich maßgeblich von den räumlichen Gegebenheiten ab. Es ist denkbar, dass Einzelbüros nicht für alle Mitarbeitenden erforderlich sind, sondern nur für bestimmte Rollen oder Tätigkeiten. Wie eingangs erwähnt, sollten der Aufgabenbereich und die persönliche Arbeitsweise entscheidend sein.

In jedem Fall bieten Einzelbüros eine Reihe von Vorteilen, die sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden positiv beeinflussen können.

Klingelnde Telefone, Stimmen der Teamkolleginnen und -kollegen, Tastaturklacken und ständiger Durchgangsverkehr fallen weg, im Einzelbüro herrscht deutlich weniger Ablenkung. Das unterstützt den Fokus und die innere Ruhe.

Zudem bietet sich Ihren Mitarbeitenden mehr Bewegungsfreiheit. Zwischendurch aufstehen, Rückenübungen machen oder andere Sitzgelegenheiten wie Bürostuhl-Alternativen zu nutzen, regt nachweislich das Denken an und sorgt für mehr Produktivität.

Ihre Mitarbeitenden profitieren in Einzelbüros von erhöhter Privatsphäre, was besonders bei der Bearbeitung vertraulicher Aufgaben oder dem Umgang mit sensiblen Daten notwendig ist. In einem abgeschlossenen Raum lassen sich zudem Telefonate mit Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern ungestört führen oder persönliche Besprechungen abhalten. Somit findet eine klarere und konzentrierte Kommunikation statt, komplexe Themen können ablenkungsfrei besprochen werden.

Zudem bietet ein Einzelbüro mehr Möglichkeiten, den Arbeitsalltag selbständig zu organisieren. Dazu zählt auch, nach eigenem Belieben eine kurze Pause einzulegen. Ihre Mitarbeitenden können sich auch mal zurücklehnen, ohne sich dabei von den Kolleg:innen beobachtet zu fühlen.

Mitarbeitende haben meist die Freiheit, das Einzelbüro nach eigenen Wünschen und konzentrationsfördernd einzurichten. Sie können sowohl eine fokusorientierte Umgebung als auch Wohlfühlatmosphäre durch private Gegenstände (Familienfotos, Dekorationen) schaffen.

Neben der persönlichen Note bieten Einzelbüros Platz für eine Gestaltung, die Ergonomie unterstützt. So kann beispielsweise der Schreibtisch seitlich zum Fenster für optimalen Lichteinfall positioniert werden, was im Großraumbüro aufgrund von Beschränkungen nicht immer möglich ist.

Zwar können Ihre Mitarbeitenden ihr Einzelbüro nach eigenen Wünschen gestalten, einige Faktoren wie Lichtquellen, genügend Platz und Lärmregulierung sollten jedoch allgemein beachtet werden. Wie Sie das tun, verrät Ihnen Esther Brandt im Video:

Tipp: Um sämtliche Büromöbel aufeinander abzustimmen, können Sie unsere Büromöbelprogramme als Inspiration nutzen.

Wo viele Menschen auf engem Raum zusammenarbeiten, steigt die Wahrscheinlichkeit der Übertragung von Krankheiten, die häufig durch die Luft verbreitet werden. Das ist spätestens seit der Corona-Pandemie jedem ins Bewusstsein gedrungen.

Mitarbeitende in Einzelbüros sind durch den eigenen, abgeschlossenen Raum besser vor Ansteckungen geschützt. Darüber können sie das Büro nach ihren Bedürfnissen heizen und lüften. Zudem können Luftreiniger und Luftentfeuchter nach individuellem Wunsch genutzt werden.

Branche und Aufgabenbereiche entscheiden darüber, welche Arbeitskultur gepflegt werden soll, aber auch Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber richten sich nach diversen Präferenzen aus. Einzelbüros eignen sich überwiegend für eine Kultur, in der Selbständigkeit und Eigenverantwortung zu den wichtigen Kompetenzen zählen. Benötigen Sie von Ihren Mitarbeitenden also starke individuelle Ergebnisse, kann diese Büroform die passende Lösung sein.

Bestimmen Teamwork und starker Gemeinschaftssinn den Erfolg Ihres Unternehmens, ist ein Einzelbüro nicht die ideale Lösung und kann die Unternehmensergebnisse sogar benachteiligen. Auch wenn die Individualleistung bei Ihnen im Vordergrund steht, sollten Sie beim Einrichten mögliche Nachteile des Einzelbüros berücksichtigen.

Ein spontaner Austausch wie im Großraumbüro ist nur begrenzt möglich, Ihre Mitarbeitenden sprechen eventuell nur bei dringenden Angelegenheiten miteinander. Das kann den Zusammenhalt im Team beeinträchtigen. Zudem können Missverständnisse und Differenzen, die normalerweise schnell geklärt sind, schwerfälliger zu lösen sein und zu Spannungen führen. Schaffen Sie daher Treffpunkte wie eine Break-Out-Zone oder leicht zugängliche Meetingräume, die sich auch für den spontanen Austausch eignen.

Weiterführend kann die gehemmte Kommunikation dazu führen, dass sich sozial aktive Personen im Einzelbüro ausgegrenzt fühlen. Das kann dem Wohlbefinden und der Motivation schaden. Regelmäßige Gespräche über Themen jenseits der Arbeit sind wichtig, um Grübelschleifen zu durchbrechen, in die jeder ab und zu gerät. Zudem fällt es neuen Kolleginnen und Kollegen im Einzelbüro schwerer, sich in bestehende Teams zu integrieren.

Während sich in Großraumbüros spontan zusammengesetzt und an Projekten gearbeitet werden kann, braucht es mit Einzelbüros gezielte Verabredungen. Ihre Mitarbeitenden müssen aktiv aufeinander zugehen, was nicht jedem leichtfällt. Zudem schränkt dieser Umstand die Teamdynamik ein. Kreativen Mitarbeitenden kommen oft spontane Ideen, die sie „aus dem Bauch heraus“ formulieren, was sich bei der Arbeit im Einzelbüro schwieriger gestaltet.

Die Entscheidung, ob und wie viele Einzelbüros Sie anbieten, ist darüber hinaus eine Kostenfrage. Zum einen benötigen Einzelbüros mehr Raum, was mit höheren Mietkosten einhergeht. Zum anderen erfordern sie mehr Ausstattung als Großraumbüros, da Regale und Schränke oft nicht von mehreren Mitarbeitenden gemeinsam genutzt werden.

Im Einzelbüro können Kollegium und Geschäftsleitung die laufenden Arbeitsprozesse schlechter nachvollziehen. Somit ist es komplizierter, schnell einzugreifen, Folgefehler zu vermeiden oder rasche Absprachen zu treffen. Auch das Fragen nach Unterstützung kann gehemmt werden. Allerdings schaffen mittlerweile digitale Arbeitsmanagement-Systeme Abhilfe, mit denen sich Fortschritte nachvollziehen lassen.

Ob Sie Mitarbeitenden ein Einzelbüro zur Verfügung stellen oder sie lieber im Großraumbüro arbeiten lassen, hängt in der Regel von den spezifischen Anforderungen der Arbeit ab. Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern oder sensible Daten umfassen, erfordern in der Regel ein Einzelbüro.

Sprechen Sie zuvor mit den Mitarbeitenden. Es ist auch eine Frage der persönlichen Mentalität, ob ein Einzelbüro die richtige Lösung ist. Besonders für extrovertierte Angestellte kann der Rückzug in ein eigenes Büro anstrengend sein und der Motivation schaden. Hauptziel ist es, langfristig optimale Arbeitsergebnisse zu erzielen, was wahrscheinlicher ist, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sich wohlfühlen.

Ein Mix aus Einzelbüros, Trennwänden in Großraumbüros und einer Break-Out-Zone kann hier die passende Lösung sein. Moderne Bürokonzepte bieten die nötige Flexibilität für konzentriertes Arbeiten wie auch Kontakt zu den Kolleg:innen. Entscheidend ist in jedem Fall zudem eine geeignete ergonomische Ausstattung und Nutzung, um Produktivität und Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu fördern.