Büro platzsparend einrichten: Unsere Tipps

Ein helles Büro mit einem Schreitisch, einem Regal und einem Sofa.

Geändert am : 06.06.2025 08:03

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Jeder Quadratmeter kostet Geld. Allein das ist schon Grund genug, um den Arbeitsplatz möglichst platzsparend zu gestalten und den vorhandenen Raum optimal zu nutzen. Wachsen Unternehmen, werden die Räumlichkeiten und Schreibtische irgendwann knapp. Bevor ein teurer und aufwendiger Umzug in ein neues Bürogebäude ansteht, sollten Sie immer zuerst überlegen, wo vorhandener Platz bisher ungenutzt zur Verfügung steht. Darüber hinaus werden in so manchen Schränken und Räumen viele Unterlagen und Dinge gehortet, die schlichtweg nicht mehr benötigt werden und auch nicht unbedingt zur Sauberkeit und Ordnung im Büro beitragen. Schließlich ist weniger oft mehr. Außerdem besteht durch flexible Arbeitsplatzmodelle mittlerweile eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die vorhandene Bürofläche effektiv zu nutzen - auch bei steigender Mitarbeiterzahl. Wir geben Ihnen einen Überblick, wie Sie Ihren Arbeitsplatz intelligent einrichten können.

Sowohl bei der Einrichtung als auch bei der Organisation und Gestaltung der Arbeit können Lösungen für Platzprobleme in Unternehmen gefunden werden. Hier bekommen Sie jede Menge Inspirationen für eine moderne Büroraumgestaltung. Auf diese Weise schaffen Sie es, Großraumbüros und kleine Büros einzurichten, sodass Sie optimal arbeiten können, sich wohlfühlen und dabei vielleicht sogar Geld sparen. Die folgenden Tipps zeigen, wie das gelingen kann:

Einbauschränke mit flächenbündigen Schiebetüren

Büroschränke für Materialien, Unterlagen und Dokumente benötigen neben dem Schreibtisch häufig sehr viel Platz. Hier sollten Sie auf jeden Fall intelligente Schiebesysteme und Einbauschränke mit Schiebetüren bevorzugen. Denn auf beengtem Raum sind Aufbewahrungsmöglichkeiten mit Flügeltüren eine absolute Fehlinvestition und werden Ihnen früher oder später gehörig auf die Nerven gehen.

Intelligente Ablagesysteme

Die Möglichkeiten zur Ablage Ihrer Papierberge sollten clever und nach Ihren Bedürfnissen gewählt werden. Das bedeutet, dass das Ablagesystem zu Ihrer Arbeitsweise und den Räumlichkeiten passen sollte. Denn nur wenn sich das Ordnungssystem fürs Büro als echter Helfer beweist, nutzen Sie die vorhandene Option zur Ablage konsequent.

Dokumente generell platzsparend aufbewahren

Entwickeln Sie eine sinnvolle Ablagestruktur für Ihre Unterlagen und Dokumente, die Sie unbedingt aufheben müssen. Das Einsortieren muss natürlich einer eigenen Logik folgen, welche Ihnen die Arbeit erleichtert, aber auch nicht zu viel Raum einnimmt. Neben den klassischen Stehsammlern, werden Hängeregister äußerst gerne verwendet. Diese können ganz bequem im Schrank oder im Rollcontainer unter dem Schreibtisch verstaut werden. Auch Ablagekörbe dürfen in keinem Büro fehlen und helfen dabei, vorhanden Raum nach oben sinnvoll zur Verfügung zu stellen. Durch Etiketten und Beschriftungen bewahren Sie den Überblick.

Kleine und schmale Ordner

Breite Aktenordner, die nur zur Hälfte gefüllt sind, nehmen enorm viel Stauraum ein. Dieser könnte jedoch besser genutzt werden. Verwenden Sie lieber mehrere dünne Ordner, wodurch sich im Aktenschrank oder Regal einfach mehr unterbringen lässt.

Sortierstation als Aufbewahrungsort für Briefe, lose Dokumente und Order

Ordner und Schubladenboxen sind die perfekten Ordnungshelfer und platzsparend zugleich. Die Miniregale für Papier, Briefe und Hefter gibt es in allen möglichen Ausführungen, womit Sie selbst kleine Flächen auf Sideboards, auf dem Schreibtisch oder in Ecken als Stauraum perfekt ausnutzen können. Größere Varianten, die Rücken an Rücken zueinander stehen, kommen sogar als funktionelle Raumtrenner zum Einsatz.

Steh- & Hängeregale

Regale verwandeln freie Wände, Ecken und Plätze im Handumdrehen in kostbaren Stauraum. Dabei gibt es sie in vielen verschiedene Ausführungen: Regale zum Aufhängen, Regale auf Rollen, Archivregale, Regalsysteme und viele mehr. Außerdem können Sie Ihrem Büro mit Regalen eine neue Struktur verleihen, was für Großraumbüros besonders sinnvoll ist. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Ordner-Drehsäule

Sie benötigen für Ihre Arbeit viele verschiedene Ordner in Reichweite? Dann ist eine sogenannte Ordner-Drehsäule die perfekte Lösung. Hier bringen Sie auf erstaunlich wenig Raum deutlich mehr Ordner als in herkömmlichen Regalen unter. Die säulenartigen Regalsysteme gehen dabei nicht in die Breite, sondern nutzen vor allem den Platz noch oben gekonnt aus. Kleinere Varianten können sogar auf Ihrem Schreibtisch platziert werden. Außerdem bekommen Sie durch die unterschiedlichen Etagen zum Drehen einen hervorragenden Überblick auf Ihre abgelegten Unterlagen.

Ordnerschrank mit geringer Tiefe

Zu tiefe Ordnerschränke vergeude in Summe jede Menge Raum. Schließlich dienen diese als Aufbewahrungsmöglichkeit für Schnellhefter und Ordner, die alle um mehr oder weniger dieselbe Länge verfügen. Bei der Einrichtung Ihres Büros sollten Sie also insbesondere bei Platzmangel darauf achten, dass Ihr Schranksystem diese Tiefe nicht wesentlich überschreitet.

Dokumentensortiertafel

Wer eine freie Wand im Büro hat, die nicht genügend Platz für einen Schrank bietet, profitiert möglicherweise von platzsparenden Planungstafeln bzw. Dokumentensortiertafeln. Damit ist die freie Fläche nicht nur optimal genutzt – Sie erhalten auch eine hervorragende Übersicht auf Ihre Dokumente oder Broschüren. Daher werden diese Wandsortierer in Werkstätten und in Bürogebäuden gleichermaßen gerne gesehen.

Eckschreibtisch

Mit der Hilfe von Eck- und Winkelschreibtischen kann selbst in kleinen Büros deutlich mehr Arbeitsfläche angeboten werden. Dabei dient die Ecke als Ablagefläche, indem Sie diese mit den zuvor aufgelisteten Ablagesystemen ausstatten. Außerdem können Sie die einzelnen Arbeitsbereiche mit Eckschreibtischen ideal abtrennen. Es entsteht ein persönlicher Raum mit dem Gefühl von Privatsphäre, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade in offenen Büros zu schätzen wissen.

Der perfekte Schreibtisch: nicht zu klein und groß genug

Die platzsparende Büroeinrichtung fängt bereits bei der Wahl des Schreibtisches an. Doch die Tischplatte sollte nicht nur Platz für den Computer bereitstellen. Dass Sie bei Platzproblemen im Büro lieber auf eine kleinere Variante zurückgreifen sollten, ist definitiv ein Aberglaube. Schließlich entsteht mit cleveren Ablagesystemen, Regalen und Schränken sehr viel Stauraum um den Schreibtisch herum. Dieser ermöglicht Ihnen sogar, dass Sie Unterlagen und Materialien ganz in Ihrer Nähe unterbringen können und Wichtiges stets griffbereit haben. Außerdem wirkt ein kleiner Schreibtisch schnell unordentlich und chaotisch. Allerdings ist Ordnung am Schreibtisch ein wichtiger Faktor für Ihre Leistungsfähigkeit und ein Ausdruck von professionellem Arbeiten.

Monitorarme

Auch wenn es im ersten Moment nicht wirklich nach einem großen Platzersparnis klingt, können Monitorarme kleine Wunder am Schreibtisch bewirken. Die Halterung wird ganz einfach an der Tischplatte befestigt. Dadurch können Sie einen oder mehrere Monitore über dem Schreibtisch anbringen – ergonomisch perfekt an Sie ausgerichtet. Doch nicht nur Ihre Körperhaltung am Schreibtisch profitiert davon. Gerade wenn Sie an mehreren Monitore arbeiten, erhalten Sie durch den Wegfall der Bildschirmfüße jede Menge zusätzlichen Ablageplatz. Alternativ können Sie auch Monitorständer verwenden, welche ebenfalls etwas Stauraum zur Verfügung stellen.

Multifunktionsgeräte statt Drucker und Scanner

Statt einen Drucker und einen Scanner separat im Büro aufzustellen, sollten Sie sich über die Anschaffung eines Kombigerätes Gedanken machen. Diese praktischen All-in-one-Geräte dürfen mittlerweile in keinem Büro mehr fehlen.

Laptops statt PCs

Der klassische Computer als Stand PC unter dem Schreibtisch ist in vielen Firmen längst durch den handlichen Laptop ersetzt worden. Dadurch ergibt sich jede Menge Platz zum Verstauen von Unterlagen, zum Beispiel durch einen Rollcontainer und auch das Home Office ist damit problemlos möglich. Dass Laptops deutlich mehr Flexibilität bieten, ist schon lange kein Geheimnis mehr. Doch nicht alle Unternehmen haben bisher auf Tablet, Notebook und Co. umgestellt.

Stapelbare Stühle

Nicht selten stellt die Einrichtung von Konferenzräumen oder die Gestaltung von Pausenräumen Unternehmen vor Herausforderungen. Schließlich werden diese Räume auf verschiedenste Weise genutzt und müssen auf die variierende Personenanzahl abgestimmt werden. Dazu gehören Meetings, Betriebsversammlungen oder firmeninterne Veranstaltungen. In solchen Fällen ist Flexibilität hinsichtlich des Mobiliars gefragt. Stapelstühle sparen gerade in großen Mengen enorm viel Platz und helfen Ihnen dabei, die vorhandene Fläche bedarfsgerecht nutzen zu können.

Lampen mit Tischklemme statt Stehlampen

Die Beleuchtung im Büro ist ein wichtiger Punkt und im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit und das Konzentrationsvermögen nicht zu unterschätzen. Gerade am Abend herrscht oftmals nicht genügend Tageslicht und Sie müssen durch Lampen am Schreibtisch nachhelfen. Doch Stehleuchten nehmen oft viel Platz ein und lassen sich mit dem Schreibtisch nicht wirklich harmonisch abstimmen. Durch die Anschaffung von Tischleuchten mit Klemmfuß sparen Sie sich das Puzzlespiel. Noch platzsparender sind natürlich Deckenleuchten.

Whiteboards

Sie suchen nach weiteren Optionen, um freie Wände im Büro sinnvoll zu nutzen? Dann schaffen Sie sich ein Whiteboard an. Hier können Sie neue Ideen, wichtige Termine, Ziele und motivierende Fortschritte visualisieren.

Digitaler Speicher statt Papier

Weniger Papier zu verwenden ist nicht nur ökologisch, sondern auch richtig praktisch. Immer mehr Firmen setzen daher auf papierlose Büros und ersetzen das Gedruckte durch digitale Ablagen. Die Umstellung ist anfangs vielleicht ein wenig gewöhnungsbedürftig. Aber mit der Zeit werden Sie die Vorzüge des digitalen Speicherns sicher nicht mehr missen wollen. Abgespeichert auf dem Server oder in einer Cloud haben Sie Ihre Dokumente stets griffbereit, egal ob Sie sich im Büro, zuhause oder beim Kunden befinden. Sie werden erstaunt sein, wie viel Platz Ihnen auf einmal zur Verfügung steht, wenn die Ordnerberge verschwinden.

Konsequent ausmisten

Die Schränke platzen aus allen Nähten und Sie wissen schon gar nicht mehr, wo Sie Ihre Ordner unterbringen können? Dann stellen wir Ihnen eine Frage: Wann haben Sie Ihr Büro das letzte Mal aufgeräumt? Menschen neigen häufig dazu, alte Unterlagen aufzuheben. Schließlich könnte man sie ja irgendwann gebrauchen. Doch was Sie für 1-2 Jahre nicht angegriffen haben, werden Sie höchstwahrscheinlich auch in der Zukunft nicht benötigen. Zur Not können Sie die Sachen ja immer noch in einem Self-Storage Raum unterbringen. Wenn Sie nicht dafür zahlen wollen, werden die Unterlagen wohl nicht so wichtig sein und können entsorgt werden, oder?

Self-Storage: Platz sparen durch Auslagerung

Unterlagen, die Sie ständig benötigen, sollten sich in der Nähe Ihres Schreibtisches befinden. Alles andere können Sie auch an anderen Plätzen fernab von Ihrem direkten Arbeitsplatz aufbewahren. Zur Not helfen Einlagerungsmöglichkeiten zum Mieten wie Selfstorage Angebote weiter, um kostengünstig den Lagerraum zu erweitern.

Funktionsarbeitsplätze

Nicht immer braucht jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter einen eigenen Platz. Arbeitet ein Teil des Teams zum Beispiel im Außendienst oder ist Teilzeit angestellt, können Schreibtische locker gemeinsam genutzt und geteilt werden. Das Prinzip das Shared Desks funktioniert in vielen Firmen, wird aber immer wieder kontrovers diskutiert. Um die Vorteile zu nutzen, sollten Sie diese Desk Sharing Regeln beachten.

Home Office

Unternehmen haben bereits erkannt, dass durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office jede Menge Bürofläche gespart werden kann. Mithilfe digitaler Lösungen, virtuellen Meetings und diesen Home Office Tipps können alle durch die flexiblen Arbeitsbedingungen profitieren.

Büro platzsparend einrichten: Tipps für Stauraum

22 Tipps und Techniken: So einfach ist Platz sparen in kleinen Büros und Großraumbüros